Tipps und Tricks vom Profi – So pimpen Sie Ihr Outlook Teil 2

Tipp 1: Alle Mails oder Fenster auf einmal schließen
Wer kennt es nicht – im Laufe eines Arbeitstages sammeln sich jede Menge Aufgaben, Mails, Anfragen, Termine etc. an und wird selten wieder geschlossen. Wer schnell wieder Ordnung schaffen möchte, schafft das mit einem Klick

Im Menüpunkt Ansicht finden Sie ganz rechts den Button Alle Elemente schließen. Klicken Sie darauf schließt Outlook alle offenen Mails, Kalendereinträge und andere Fenster. Wurden an einem Element Änderungen vorgenommen und diese noch nicht gespeichert, erscheint eine entsprechende Dialogbox, die Sie zum Speichern auffordert.

Tipp 2: Ungelesene Mails farblich hervorheben
Wem die Kennzeichnung noch ungelesener Mails nicht deutlich genug ist, der kann sich mit ein paar wenigen Klicks eine deutlichere Markierung verschaffen. Zugegeben, die blau graue Darstellung in Outlook ist nicht jedermanns Sache. So gab es auch entsprechendes Anwender-Feedback an Microsoft, in dem eine Darstellung ungelesener Mails in kräftigerer Farbe gewünscht wurde. Wechseln Sie hierzu im Menüband auf das Menü Ansicht und wählen dort die Ansichtseinstellungen. Unter Bedingte Formatierung können Sie eine entsprechende Optik für ungelesene Mails einstellen.

Wählen Sie hierzu unter Bedingte Formatierung die Option Ungelesene Nachrichten als aktivierte Regel aus. Über Schriftart können Sie nun beispielsweise Farbe und Größe sowie den Font der Darstellung nach Ihren Wünschen ändern. Über den Punkt Farbe lässt sich beispielsweise das relativ dezente serienmäßige Blau in Rot ändern. Und schon werden alle ungelesenen Mails in Rot dargestellt. Aber Achtung: In der Standardeinstellung ist diese Farbe in Outlook 2013 und Outlook 2016 den überfälligen Mails vorbehalten, will heißen: Überfällige und ungelesene Nachrichten werden jetzt identisch angezeigt.

Tipp 3: Copy and Paste ohne Formatierung des Textes
Sie möchten einen Text in Outlook kopieren, aber nicht die ursprüngliche Formatierung behalten? Kopieren Sie den Text wie gewohnt, gehen Sie in die Mail und klicken dann auf die rechte Maustaste. Im Menü sehen Sie unter Einfügeoptionen ein großes „A“ („nur den Text übernehmen“). Ein Klick darauf sorgt dafür, dass keine Formatierung des kopierten Textes erhalten bleibt.

Tipp 4: Loswerden von veralteten Adressen in der Auto Vervollständigung
Das automatische Vervollständigen von Mail Adressen beim Eingeben des E-Mail Empfängers ist praktisch. Vor allem dann, wenn man die komplette Adresse nicht zur Hand hat. Ändert sich aber bei einem Mitarbeiter die Adresse z.B. durch einen Wechsel der Abteilung oder verlässt dieser vielleicht sogar die Firma, können Sie die Adresse leicht löschen.

Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens in das Adressfeld, dann wird die Liste „Auto Vervollständigen angezeigt“. Klicken Sie hinter dem Empfänger auf der rechten Seite auf das X um die Adresse zu entfernen.

Tipp 5: Die Sortierregel
Viele Anwender erstellen im Outlook-Postfach Unterordner für jedes Projekt oder für verschiedene Ansprechpartner. Sie hofft man den Überblick zu behalten, indem E-Mails die man noch behalten möchte, aus dem Posteingang in den zuständigen Unterordner verschiebt – manuell selbstverständlich. Doch Outlook kennt Regeln, mit denen dieser Vorgang automatisiert werden kann.

Und so stellen Sie die Regeln ein:

- Den Posteingang mit der rechten Maustaste anklicken und Neuen Ordner auswählen.
- Einen Namen für den neuen Unterordner vergeben, zum Beispiel „Bestellbestätigung“.
- Die betreffende E-Mail markieren.
- Der Reihe nach Start – Verschieben – Regeln – Regel erstellen klicken. Nachrichten von … immer verschieben anklicken.
- Wählen Sie dann im nächsten Fenster den Unterordner aus, im Beispiel „Bestellbestätigung“, und bestätigen Sie mit Ok.

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit dieser Auswahl an Tipps den Alltag im Büro erleichtern können. Dies sind jedoch bei weitem nicht alle Möglichkeiten die Ihnen zu Verfügung stehen. Über den Support von Microsoft Office erhalten Sie weitere wertvolle Tipps und Informationen zu Outlook und anderen Office Programmen. Interesse? – Dann klicken Sie hier.

Gerne stehen wir Ihnen als Partner mit Rat und Tat zur Seite und unterstützen Sie gerne. Haben Sie Fragen zu Outlook, benötigen Sie Hilfe bei der Umsetzung oder benötigen Sie Unterstützung bei einem akuten Problem? Sprechen Sie uns gerne an. Ich stehe Ihnen jederzeit gerne unter +49 (07141) 48874-49 oder via Mail beez@aces-online.de zur Verfügung.

Freundliche Grüße

Michael Beez
Marketing & Sales Manager