10 Tipps für Microsoft Excel

Dazu ein genereller Tipp / Hinweis - passen Sie Excel an Ihre Wünsche an um die für Sie wichtigsten Funktionen direkt greifbar zu haben. Sie können die Bearbeitungsleiste oder Statusleiste bearbeiten, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken. Sie können die Funktionen darin einstellen, die Sie viel nutzen.

Tipp 1: Spalten aus Zeilen - Zeilen aus Spalten
Spalten und Zeilen sind die Hauptarbeitsgrundlagen in Excel. Aber: In manchen Fällen benötigen Sie Zeilen statt Spalten oder umgekehrt Spalten statt Zeilen. Einfache Lösung: Kopieren Sie die entsprechende Spalte beziehungsweise Zeile, klicken Sie auf das jeweilige Ziel – mit der rechten Maustaste – und wählen im Bereich der Einfügeoptionen den Button „Transponieren“.

Tipp 2: Leere Spalten oder Zeilen einfügen
Zum Einfügen leerer Zeilen oder Spalten können Sie durch Markieren der Zeilen- oder Spaltenköpfe im Register START – den Befehl EINFÜGEN oder mittels der rechten Maustaste im Kontextmenü ZELLEN EINFÜGEN auswählen.

Pro-Tipp: Schneller geht es mit gedrückter STRG-Taste und dem Pluszeichen

Tipp 3: Aktuelles Tagesdatum einfügen
Wollen Sie in einem Dokument bzw. einer Zelle das aktuelle Datum eingeben, lässt sich das mit der Tastenkombination STRG und Punkt schnell bewerkstelligen.
Mit Druck dieses Shortcuts wird ein Zeitstempel in der ausgewählten Zelle eingefügt.

Tipp 4: Zellen & Formeln ohne Maus bearbeiten
Mit der F2-Taste kann man den Inhalt einer Zelle bearbeiten und anschließend mit der Esc-Taste wieder aus dem Editiermodus herausspringen. Im Editiermodus kann man sich im jeweiligen Zellinhalt oder der Formel mit den Pfeiltasten hin und her bewegen. Sie müssen also nicht extra in die Bearbeitungsleiste klicken - die Maus ist hier also nicht notwendig.

Wird die F2 Taste gedrückt, sieht man zudem welche Zellen in einer Formel angesprochen werden. Alle angesprochenen Bereiche werden bunt, sowie auch die entsprechenden Verweise innerhalb der Formel werden bunt dargestellt um die Formeln schnell auf Fehler überprüfen zu können.

Pro-Tipp 2: Um viele Formeln schnell zu überprüfen ohne immer erst mit F2 in die Zelle hinein zu springen, kann man unter Formeln -> die Funktion „Formeln anzeigen“ anschalten. Dann werden in den Zellen nicht die Ergebnisse, sondern die Formeln selber angezeigt. Hier kann nun ganz einfach mit den Pfeiltasten von Zelle zu Zelle gesprungen werden und man kann sofort erkennen auf welche Bereiche sich die angewählte Formel bezieht.

Tipp 5: Zahlen addieren, die sich über- oder untereinander befinden
Unsere Excel-Tipps befassen sich natürlich auch mit Zahlen, die sich nebeneinander oder untereinander befinden und addiert werden sollen. Wählen Sie dafür die Zelle aus, in der das Ergebnis erscheinen soll und nutzen die Tastenkombination ALT und +.

Tipp 6: Schnelles Kopieren von Formeln
Wenn Sie die gleiche Formel schnell in einem Zellbereich eingeben möchten, markieren Sie den Bereich, welchen Sie berechnen möchten, geben Sie die Formel ein, und drücken Sie dann STRG+EINGABETASTE.

Wenn Sie z. B. =SUMME(A1:B1) im Bereich C1:C5 eingeben und dann STRG+EINGABETASTE drücken, gibt Excel die Formel in jede Zelle des Bereichs ein und verwendet A1 als relativen Bezug.

Tipp 7: Duplikate entfernen
Bei größeren Datensätzen kann es schnell vorkommen, dass Inhalte doppelt vorhanden sind. Angenommen Sie haben jeweils mehrere Kontakte aus einer Firma, aber wollen nur die Anzahl der Unternehmen sehen, die sich in Ihrer Liste befinden. In solchen Situationen ist es sehr praktisch, Duplikate (temporär) zu entfernen.

Dazu müssen Sie den Spalten- oder Zeilenbereich markieren, aus dem Sie die Duplikate entfernen möchten. Über Daten und die Kategorie Datentools finden Sie die Funktion „Duplikate entfernen“, woraufhin sich ein Pop-up-Fenster öffnet. Dieses lässt Sie auswählen, welche Spalten auf Duplikate geprüft werden sollen, und entfernt diese entsprechend.

Zusammenfassend können Sie mit dieser Funktion doppelte Werte innerhalb von Spalten oder auch ganze Duplikat-Zeilen löschen.

Tipp 8: Zellentext auf mehrere Zellen aufteilen
Ist es möglich, Informationen aus einer Zelle in zwei Zellen zu teilen? Ja! Auf diese Weise können Sie zum Beispiel aus einem vollen Namen zwei separate Spalten mit Vor- und Nachnamen machen.

Markieren Sie zunächst die Spalte, die Sie teilen wollen. Nun gehen Sie auf Daten > Text in Spalten, woraufhin sich der Textkonvertierungsassistent öffnet. Dort müssen Sie zwischen Getrennt und Feste Breite wählen:

„Getrennt“ bedeutet, dass Sie die Spalte nach Zeichen wie Kommata, Leerzeichen oder Tab trennen wollen - z.B. um aus dem vollen Namen zwei Spalten mit Vor- und Nachnamen zu machen.

„Feste Breite“ bedeutet, dass Sie bei allen Spalten einen genauen Punkt wählen, an dem die Trennung vollzogen werden soll.

Anschließend müssen Sie die Trennzeichen wählen. Zur Auswahl stehen Tabstopp, Semikolon, Komma, Leerzeichen oder ein anderes Zeichen, beispielsweise das @-Zeichen in E-Mail-Adressen. Für unser Beispiel wählen wir das Leerzeichen. Excel zeigt Ihnen nun eine Vorschau Ihrer neuen Spalten an.

Über „Weiter“ haben Sie noch die Möglichkeit, das Datenformat der Spalten näher zu bestimmen und/oder über „Fertigstellen“ den Vorgang abzuschließen. Einer der praktischsten Excel-Tipps, der Ihnen viel Zeit sparen wird!

Tipp 9: Zellen mit „&“ kombinieren
Diese Excel-Funktion ist im Grunde das Gegenteil zum vorherigen Tipp 8. Mit dem &-Zeichen können Sie Daten aus mehreren Zellen zu einer Zelle zusammenfassen. Deshalb gehören diese beiden Excel-Tipps zusammen.

Nehmen wir als Beispiel, dass wir den Vor- und Nachnamen in eine Spalte übernehmen wollen. Dazu halten Sie den Mauszeiger über die Zelle, in der der vollständige Name dann schlussendlich erscheinen soll. Markieren Sie nun eine Zelle mit einem Vornamen, tippen Sie das &-Zeichen ein und markieren Sie die Zelle mit dem zugehörigen Nachnamen: =A2&B2

Doch Achtung: Wenn Sie nur =A2&B2 eintippen, gibt es kein Leerzeichen zwischen den beiden Namen. Um dieses hinzuzufügen, müssen Sie die Formel =A2&” “&B2 verwenden. Die Anführungszeichen um das Leerzeichen befehlen Excel, den Vor- und Nachnamen voneinander zu trennen.

Tipp: Sie können die Formel auch auf mehrere Zeilen anwenden, wenn Sie die Ecke der ersten Zelle nach unten ziehen.

Tipp 10: Die wichtigsten Kürzel / Short-Cuts in Excel
In Excel sind unzählige verschiedene Tastenkürzel vorhanden. Bei diesen Tastenkombinationen werden die Tasten gleichzeitig gedrückt, nicht nacheinander um gewisse Funktionen direkt auszuführen, ohne diese über das Menü auszuwählen.

Darunter gibt es einige sehr wichtige Shortcuts, die dafür sorgen, dass Sie Ihre Arbeit deutlich einfacher erledigen können. Anbei zum Abschluss unserer Liste ein paar solcher Tastenkürzel für Sie:

Strg und Pfeiltaste (oben/unten): Sprung in die oberste bzw. unterste Zelle, die Text oder Ziffern enthält.

Steuerung und Pfeiltaste (links/rechts): Sprung zur rechten bzw. linken Zelle, die Text oder Zahlen enthält, in der markierten Spalte

Steuerung und Punkt: Einfügen des aktuellen Datums

Steuerung und Shift und Punkt: Einfügen der aktuellen Uhrzeit

Shift und F11: Öffnen eines neuen Datenblattes

F2: Öffnen einer Zelle, die ausgewählt wurde, im Bereich der Bearbeitungsleiste

Einen Überblick über alle Shortcuts, die sich je nach Betriebssystem auch etwas unterscheiden, finden Sie unter anderem hier: https://support.microsoft.com/de-de/office/tastenkombinationen-in-excel-1798d9d5-842a-42b8-9c99-9b7213f0040f

Haben Sie Fragen oder Probleme zu Microsoft Excle? Nutzen Sie noch eine alte Version und möchten diese unter Umständen aktualisieren oder auf ein aktuelles System umsteigen? – Sprechen Sie uns gerne an. wir stehen Ihnen jederzeit gerne unter +49 (07141) 48874-3 oder via E-Mail zur Verfügung.

Ihr
Aces Team